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泛微OA系統(tǒng)整合企業(yè)業(yè)務(wù)資源，圍繞采購(gòu)業(yè)務(wù)，用流程串聯(lián)數(shù)據(jù)，搭建了一個(gè)集“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、計(jì)劃管理、審批評(píng)估、詢報(bào)價(jià)管理、合同管理、訂單管理”于一體的電子化采購(gòu)管理平臺(tái)…

企業(yè)集團(tuán)或跨國(guó)公司采購(gòu)過程中，能夠形成一定規(guī)模優(yōu)勢(shì)的大宗、批量或標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的同類貨物或服務(wù)，如：大批量主要零部件、生產(chǎn)原材料或戰(zhàn)略資源的貨物，便于商業(yè)特許經(jīng)營(yíng)、連鎖經(jīng)營(yíng)、代工生產(chǎn)廠商、同類售后維護(hù)等。

這種情況下，分散的招采管理方式并不利于集團(tuán)招采資源的整合和成本控制，招投標(biāo)信息、評(píng)標(biāo)信息、供應(yīng)商信息、采購(gòu)預(yù)算等招采資源被散落在集團(tuán)的各個(gè)項(xiàng)目公司和業(yè)務(wù)條線上：

招標(biāo)文件在編制上參差不齊，不夠規(guī)范

投標(biāo)人信息難集中，考察評(píng)估效率低下

預(yù)算、價(jià)格分散管理，成本難控易浪費(fèi)

現(xiàn)在，泛微OA系統(tǒng)整合企業(yè)業(yè)務(wù)資源，圍繞采購(gòu)業(yè)務(wù)，用流程串聯(lián)數(shù)據(jù)，搭建了一個(gè)集“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、計(jì)劃管理、審批評(píng)估、詢報(bào)價(jià)管理、合同管理、訂單管理”于一體的電子化采購(gòu)管理平臺(tái)。

(集中采購(gòu)系統(tǒng)架構(gòu))

OA系統(tǒng)如何進(jìn)行集中采購(gòu)

1、集中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，信息方便獲取

無論是訂單、供應(yīng)商、客戶還是合同資料，為了避免重復(fù)錄入，集團(tuán)可以統(tǒng)一從OA系統(tǒng)建立表單檔案，隨業(yè)務(wù)流程變化實(shí)時(shí)更新寫入業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。在業(yè)務(wù)審批的過程中可以直接在表單中調(diào)取使用，查閱、填報(bào)更智能。

1）產(chǎn)品物料信息管理

泛微在OA系統(tǒng)內(nèi)搭建了物料庫(kù)，物資信息可以通過流程審批寫入，可以自行在后臺(tái)添加，也可以從其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步物料主數(shù)據(jù)。供應(yīng)商若是對(duì)產(chǎn)品內(nèi)容進(jìn)行變更，需要發(fā)起變更申請(qǐng)單，通過流程給公司內(nèi)部人員進(jìn)行審核。

2）供應(yīng)商準(zhǔn)入和審核

泛微OA系統(tǒng)通過平臺(tái)注冊(cè)、邀請(qǐng)的形式，將供應(yīng)商加入到公司的采購(gòu)體系中來，可以直接與外部的供應(yīng)商之間形成互動(dòng)、實(shí)現(xiàn)內(nèi)外協(xié)同。

(供應(yīng)商注冊(cè))

供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)模板在簽訂合同后由供應(yīng)商提交后由采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部審批通過，通過后在訂單及付款審批中相關(guān)數(shù)據(jù)自動(dòng)呈現(xiàn)。包括供應(yīng)商名稱、授權(quán)代表姓名、聯(lián)系電話、所在地址、開戶行、開戶行賬號(hào)等信息。

2、集中制定計(jì)劃，采購(gòu)一鍵發(fā)起

智能化的申請(qǐng)表單和業(yè)務(wù)軟件數(shù)據(jù)互通，提前錄入到業(yè)務(wù)軟件的物料信息，如種類、名稱、規(guī)格等都能在表單中智能調(diào)取，無需手動(dòng)填報(bào)。

(采購(gòu)申請(qǐng)表)

采購(gòu)需求系統(tǒng)按分公司提交的采購(gòu)需求匯總，自動(dòng)生成訂單，也可以進(jìn)行手工調(diào)整拆分訂單。分公司提交需求時(shí)應(yīng)在填報(bào)時(shí)進(jìn)行備注說明，在生成訂單時(shí)將完成需求審批時(shí)的供應(yīng)商名稱、型號(hào)、單價(jià)、數(shù)量、總價(jià)、發(fā)貨地址，并按訂單編號(hào)規(guī)則自動(dòng)形成編號(hào)。

3、構(gòu)建采購(gòu)計(jì)劃庫(kù)，進(jìn)度一目了然

龐大的業(yè)務(wù)規(guī)模，每年都會(huì)產(chǎn)生大量項(xiàng)目采購(gòu)需求，效率的兼顧是推動(dòng)企業(yè)項(xiàng)目開展的重要基礎(chǔ)。

為了將采購(gòu)進(jìn)度更集中的呈現(xiàn)，OA系統(tǒng)通過表單、門戶、關(guān)聯(lián)流程等功能將所有經(jīng)審核確認(rèn)的采購(gòu)計(jì)劃，將所有招采信息匯總形成信息庫(kù)，按時(shí)間段、上報(bào)部門實(shí)時(shí)匯總成庫(kù)。

通過流程的流轉(zhuǎn)情況，招采進(jìn)度、報(bào)名情況、供應(yīng)商疑問、詢價(jià)進(jìn)度、采購(gòu)進(jìn)度、采購(gòu)單價(jià)等信息清晰呈現(xiàn)，隨時(shí)按需調(diào)配，方便上層調(diào)閱了解情況。

(采購(gòu)計(jì)劃庫(kù))

4、集中快速詢價(jià)，確認(rèn)訂單

為了提高采購(gòu)效率，采購(gòu)計(jì)劃庫(kù)為公司提供了便捷的處理倉(cāng)，各分子公司的采購(gòu)計(jì)劃按執(zhí)行狀態(tài)分類歸集。OA系統(tǒng)通過搭建產(chǎn)品單價(jià)數(shù)據(jù)模板，根據(jù)簽訂的產(chǎn)品供貨入圍設(shè)置合同，將供應(yīng)商，貨物名稱、型號(hào)及對(duì)應(yīng)單價(jià)自動(dòng)填入。

(產(chǎn)品單價(jià)數(shù)據(jù)模板)

采購(gòu)員選擇需詢價(jià)的物料后，可進(jìn)行批量詢價(jià)，隨后選擇供應(yīng)商聯(lián)系人，按照系統(tǒng)中設(shè)定的郵件模版群發(fā)給對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商聯(lián)系人。采購(gòu)員郵件收到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)后，整理成報(bào)價(jià)模版。

通過導(dǎo)入報(bào)價(jià)信息，同時(shí)展現(xiàn)多家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，審批后確定最終供應(yīng)商，相關(guān)人員可以在某個(gè)時(shí)間段批量處理待詢價(jià)、待下單的條目，提高辦理效率。

(采購(gòu)報(bào)價(jià))

所有供應(yīng)商報(bào)價(jià)結(jié)果經(jīng)表單統(tǒng)一匯總，一經(jīng)確認(rèn)，采購(gòu)計(jì)劃會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)換成待簽訂的合同訂單，智能流轉(zhuǎn)，簡(jiǎn)化中間流程。

5、集中批量發(fā)起、簽署合同，臺(tái)賬信息明

訂單數(shù)量一多，合同信息難免復(fù)雜，哪個(gè)訂單付款多少、什么時(shí)候到期、付過了沒有等信息，都要一一理清。

首先，泛微OA系統(tǒng)通過與契約鎖集成，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與外部供應(yīng)商之間采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單的快速簽署，特別是批量簽署功能，大大提高了簽署效率。

(合同批量簽署)

系統(tǒng)通過搭建規(guī)范的合同條款數(shù)據(jù)模板，給集采環(huán)節(jié)的合同履行提供參考支持，包含了產(chǎn)品的交貨期、驗(yàn)收合格率數(shù)據(jù)、付款方式(批次、比例)等數(shù)據(jù)和信息。并且能夠根據(jù)供應(yīng)商合同條款庫(kù)帶出每個(gè)合同的付款信息。

(合同條款帶出付款信息)

OA系統(tǒng)通過訂單臺(tái)帳，將所有訂單按時(shí)間匯總，詳細(xì)信息一目了然，防止重復(fù)付款、過期未付現(xiàn)象，提高供應(yīng)商滿意度。

6、集中到貨驗(yàn)收，款項(xiàng)智能化結(jié)清

到貨驗(yàn)收根據(jù)訂單編號(hào)由供應(yīng)商按不同批次發(fā)起。“發(fā)貨確認(rèn)單”和“到貨驗(yàn)收反饋表”中到貨驗(yàn)收確認(rèn)總數(shù)等于訂單總數(shù)時(shí)，分公司填寫交貨期和產(chǎn)品合格率，交貨期和產(chǎn)品合格率符合要求時(shí)，系統(tǒng)可完成扣款。

(到貨驗(yàn)收)

OA系統(tǒng)集中采購(gòu)功能價(jià)值

降低管理成本： 信息、執(zhí)行、審批等管理環(huán)節(jié)全程電子化，統(tǒng)一集團(tuán)工作的同時(shí)可簡(jiǎn)化招采流程，大大提高執(zhí)行效率。

規(guī)范業(yè)務(wù)體質(zhì)： 用OA系統(tǒng)電子化的環(huán)境提高采購(gòu)?fù)该鞫?，投?biāo)、比較更規(guī)范，不僅規(guī)范了業(yè)務(wù)還能提高采購(gòu)質(zhì)量。集團(tuán)招采效率提升、招采過程透明，加速?zèng)Q策科學(xué)化。